Como fazer backup do Google Workspace?

O Google Workspace, anteriormente G Suite, é um pacote de produtividade de escritório usado por empresas em todo o mundo para facilitar a organização, colaboração e armazenamento de informações da empresa. O Google Workspace oferece ferramentas impactantes para ajudar as empresas a unificar fluxos de trabalho, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade. No entanto, a plataforma é suscetível a ataques cibernéticos. Em abril de 2023, a vulnerabilidade de dia zero apelidada de GhostToken permitiu que hackers atacassem contas do Google e potencialmente visassem contas do Google Workspace.

As políticas de uso de dados do Google incluem um Adendo detalhado de Processamento de Dados na Nuvem que descreve processos, medidas de segurança e manuseio de dados de clientes. O adendo também enquadra a propriedade das responsabilidades de proteger certos ativos e implementar medidas de segurança específicas. Para a maioria das pequenas e médias empresas, o longo adendo fornecido pelo Google é um recurso demorado, tedioso e complexo que é difícil de usar. Para determinar quem é responsável por proteger ativos individuais, implementar medidas de segurança específicas e identificar o controlador e desembaraçar estipulações de acordo com a conformidade de dados regionais, o adendo não é uma maneira viável ou eficaz de garantir proteção completa. Além disso, o backup interno do Google não protege todos os estados de dados. Com as ameaças cibernéticas se aproximando, o backup do Google Workspace for Business tornou-se cada vez mais importante para obter controle holístico e visibilidade sobre seus dados e para proteger sua empresa de desastres.

Este blog fornece orientação para organizações preocupadas em proteger os dados do GoogleWorkspace, obter uma melhor compreensão das opções de backup e criar medidas de segurança fundamentais para proteger melhor informações comerciais valiosas.

Entendendo os Dados do Google Workspace

Os recursos mais populares do Google Workspace são projetados para ajudar as empresas a agilizar as operações do escritório. De e-mails, planilhas, chamadas de vídeo, armazenamento em nuvem e todos os itens acima, o Google Workspace fornece recursos inovadores de produtividade para gerenciar perfeitamente os fluxos de trabalho dos negócios. Embora o Google inclua suas próprias medidas para proteger a infraestrutura de nuvem e manter identidades, aplicativos e dispositivos seguros, essas medidas padrão por si só não são suficientes para prevenir e proteger os dados armazenados no Google Workspace contra ataques cibernéticos modernos — como malware.

Por que é importante fazer backup dos dados do Google Workspace?

O ransomware aumentou 62% em março em cima da média mensal no primeiro trimestre de 2023, de acordo com o Relatório de Ameaças Cibernéticas do Ano da Acronis. Com o crescimento das infecções generalizadas, os ambientes do GoogleCloud, como o Google Workspace, tornaram-se um alvo de alto risco para invasões cibernéticas. Você precisa considerar a implementação do backup de dados do Google Workspace para reduzir seu risco.

Aqui estão alguns motivos importantes para fazer backup dos seus dados do Google Workspace:

  • Proteja a continuidade dos negócios
  • Recupere dados perdidos rapidamente
  • Evite perda ou corrupção de dados
  • Mitigar os danos à reputação e financeiros diante de um ataque
  • Evite multas de conformidade regulatória

Quais são os diferentes tipos de dados no Google Workspace?

Para entender quais serviços e dados são cobertos pela política de região de dados do Google, vamos definir rapidamente os três principais estados dos dados

Dados em repouso:

Dados que não estão atualmente em uso, sendo acessados ou transferidos no armazenamento.

Dados em movimento:

Dados que estão sendo transferidos ou movidos de um local para outro, seja entre sistemas de computador ou dentro de um computador.

Dados em uso:

Dados que estão sendo usados, atualizados, processados, acessados ou lidos.

De acordo com as políticas da região de dados do Google, apenas os dados primários do Google Workspace são copiados para recuperações de desastres e continuidade de negócios. Apenas protegendo os dados em repouso, os dados primários do Google Workspace incluem:

Dados Primários

As políticas de região de dados cobrem os dados primários em repouso (incluindo backups) para esses serviços principais do Google Workspace:

Serviço Core do Google WorkspaceDados cobertos
AGENDATítulos de eventos, descrições, datas, horários, frequências, convidados, locais
DirigirTodo o conteúdo carregado no Drive — incluindo o texto, imagens incorporadas, desenhos incorporados e comentários associados gerados pelo usuário
FormuláriosTexto, imagens incorporadas, respostas e rascunhos de respostas
GmailAssuntos, corpos, anexos, remetentes, destinatários de mensagens
Documentos, Planilhas, Slides do GoogleTexto, imagens incorporadas, desenhos incorporados e comentários associados gerados pelo usuário
Bate-papo do GoogleMensagens, anexos
Google KeepObserve texto e título, imagens, desenhos e gravações de áudio
Encontro do GoogleConheça gravações, incluindo bate-papos (. Arquivos SBV), no Drive. Outros dados cobertos incluem relatórios de presença, resultados de pesquisas, transcrições, perguntas, o remetente de perguntas e o Jamboard.
Novos SitesTexto, imagens incorporadas, informações do site incorporadas, HTML / CSS / Javascript incorporado
CofreExportações
Isso significa que sua empresa é responsável pelos backups de todos os outros dados do Google Workspace em outros estados, como em movimento e em uso.

Opções de backup do Google Workspace

O Google Workspace inclui recursos integrados de redundância e recuperação, mas não fornece backup abrangente contra os desastres atuais. Os recursos prontos para uso do Google não estão nem perto de uma solução de backup completa e sua função principal é apenas garantir que a disponibilidade do serviço permaneça ininterrupta. A proteção padrão foi projetada apenas para evitar a perda de dados de clientes do Google devido a uma falha na infraestrutura do Google ou problema semelhante.

As opções de backup nativo do Google incluem o Google Vault, o Google Takeout e o Google Workspace Migrate.

Recursos integrados de backup do Google Workspace

Vamos dar uma olhada nos recursos integrados de proteção de dados do Google:

  • Recuperação nativa
  • Google Vault para arquivar eDiscovery
  1. Google Vault Expained
  2. eDiscovery
  3. Retenções legais
  4. Políticas de Retenção
  5. Traços de Auditoria

Vantagens e Desvantagens

Os dados de limitação são arquivados apenas de aplicativos específicos do Google Workspace e outros aplicativos, como equipes da Microsoft e slack, precisarão de ferramentas adicionais para ajudar a proteger e arquivar dados

o Fontes de dados limitadas

o Retenção limitada de dados

o Não pode ser modificado e não é personalizável

o Capacidades de pesquisa limitadas

o Sem monitoramento em tempo real

o O gerenciamento de usuários é limitado e relatórios

Limitações do backup interno do Google Workspace

Os dados armazenados no Google Workspace fornecem proteção moderada que é principalmente eficaz contra falhas de hardware ou falhas no sistema, mas não é adepto de proteger contra atividades maliciosas, perda de dados causada por aplicativos de terceiros ou erros do usuário.

As soluções de backup líderes do setor de hoje são projetadas para proteger seus ativos críticos em todos os três estados de dados e reduzir o risco de ransomware, phishing, acesso não autorizado e hackers mal-intencionados. Soluções de backup de terceiros, como o Acronis Cyber Protect, preenchem as lacunas de segurança nos ambientes do Google Workspace e fornecem proteção e backup aprimorados de dados onde faltam os recursos de backup integrados do Google.

Políticas flexíveis de backup e restauração

Soluções de backup completas oferecem às empresas a capacidade de personalizar, configurar e ajustar políticas de backup e restauração para atender às necessidades da empresa. Durante um incidente cibernético, é essencial evitar que dados infectados sejam restaurados e proteger dados não afetados. As soluções de backup com um scanner de malware integrado ajudam a encontrar e remover ameaças à espreita e artefatos maliciosos de seus backups para garantir uma recuperação limpa e completa. Outros recursos a serem considerados incluem tecnologia anti-ransomware, recursos de restauração rápida e relatórios flexíveis e monitoramento de backups que protegem proativamente os dados de backup e personalizam alertas para administradores de segurança.

Escalabilidade para o crescimento do seu negócio

À medida que sua organização se expande e cresce, suas equipes começam a acumular, usar e compartilhar grandes volumes de dados no Google Workspaces. O gerenciamento de dados, a gatekeeping que devem ter acesso a certos ativos e a proteção de backups podem ser um tremendo desafio. Sua organização não apenas precisa reforçar a proteção de dados, mas sua empresa precisa da solução certa que não atrapalhe o desempenho do seu sistema. Com tantos backups, você vai querer ter certeza de que sua solução fornece proteção abrangente e é capaz de manter backups sem sacrificar o desempenho.

Você quer evitar backups desajeitados e legados que muitas vezes não estão equipados para lidar com as necessidades das empresas modernas. Essas soluções desatualizadas contribuem para velocidades de backup lentas, ineficiências de rede e restauração lenta — fatores que interrompem as operações da sua empresa e aumentam significativamente o tempo de inatividade.

Proteção para todos os estados de dados

Uma das maiores armadilhas da ferramenta de backup integrada do Google é sua incapacidade de proteger dados em movimento e em uso. Encontrar uma solução que proteja todos os três estados de dados ajudará a proteger sua empresa, pois os fluxos de trabalho de dados da sua equipe mudarão entre esses estados. Em particular, quando os dados são transferidos, alterados e usados em toda a sua organização internamente e compartilhados com partes externas, uma solução de backup com proteção proativa, ativa e reativa é a maneira mais confiável e segura de proteger informações valiosas em caso de desastre.

Proteger os dados organizacionais com criptografia é uma das maneiras mais comuns de proteger dados em repouso, em movimento e em uso. As empresas podem adotar protocolos automatizados para acompanhar e monitorar dados à medida que alternam entre estados. Quando sua empresa alcançar maior visibilidade em ambientes de dados e backup, você se tornará mais consciente dos ativos mais suscetíveis à exploração e dos estados em que os dados críticos serão mais vulneráveis. Identificar o escopo de ativos de alto valor que mudam entre estados de dados capacita seus profissionais de segurança de TI e liderança a obter uma compreensão mais profunda do perfil de risco da organização.

Melhores práticas para proteger o backup de dados do Google Workspace em cinco etapas

Se você está preocupado com as vulnerabilidades e limitações fornecidas nas ferramentas de backup integradas do Google Workspace, a Acronis descreveu etapas críticas para melhorar a proteção da sua empresa sobre os dados nos ambientes do Google Workspace.

Passo 1: Entenda suas necessidades

Obter uma compreensão profunda das necessidades da sua empresa garantirá que as informações mais críticas no Google Workspace sejam facilmente acessíveis e seguras. Os fatores a serem considerados ao avaliar as necessidades de proteção de dados da sua empresa dependerão do tamanho da sua empresa, da conformidade regulatória do setor, do número de membros da equipe que usam o Google Workspace e da estratégia atual de gerenciamento de conteúdo dos ativos do Google Workspace.

Etapa 2: Obtenha uma política da empresa no Google

Sua organização deve aderir a políticas de toda a empresa que resumem e descrevem as pessoas, processos e tecnologias relevantes para proteger os dados do Google Workspace. “Políticas do Google” não são uma abordagem única, já que as necessidades de cada empresa serão diferentes dependendo da firmografia.

Etapa 3: Implemente proteção de backup abrangente

Soluções de backup de terceiros são cruciais para defender a continuidade do seu negócio e mitigar o tempo de inatividade em um evento cibernético. A implementação de soluções de backup de terceiros, como o Acronis Cyber Protect, tem vários benefícios importantes para proteger de forma abrangente os dados no Gmail, GDrive, Google Contacts e Google Calendar. As ferramentas de backup em nuvem permitirão que sua empresa dimensione o backup sem interromper o desempenho do sistema. Além disso, as soluções de backup de terceiros são projetadas com recursos para acelerar o processo de recuperação, incluindo recuperação pontual, retenção de dados a longo prazo e um console fácil de usar que simplifica a recuperação de dados perdidos para técnicos MSP e equipes de segurança de TI. Outros recursos essenciais a serem considerados incluem backups incrementais, compactação e desduplicação e backup de nuvem para nuvem. Caso sua organização experimente uma violação de dados, o Acronis Cyber Protect permite que sua empresa pesquise itens específicos do Google Workspace antes de recuperar e baixar facilmente arquivos ou anexos críticos do backup.

Etapa 4: Monitore e verifique regularmente os registros de backup

Ao escolher uma solução de backup para melhorar a proteção de dados do Google Workspace, você deve selecionar uma solução que use criptografia de ponta a ponta de dados durante o trânsito e em repouso, forneça trilhas de auditoria detalhadas e crie registros de backups. A conformidade regulatória como GDPR e HIPAA requer documentação e registros rigorosos de solicitações de dados e registros de auditoria que registram todas as atividades dentro de ambientes de backup contendo dados pessoais. Através de um histórico demonstrado das políticas, procedimentos e operações da sua empresa em backups, você pode provar que agiu de boa fé para proteger dados críticos no Google Workspace.

Etapa 5: Gerencie e revise as políticas de backup

À medida que as empresas crescem, as necessidades, desafios e requisitos de proteção de dados da sua organização mudarão. Você terá que revisitar as políticas de backup e ajustar de acordo com a frequência com que os backups devem ser realizados, onde os backups estarão localizados, quem pode acessar informações de backup e outras regras básicas. Soluções de backup de terceiros, como o Acronis Cyber Protect, facilitam a configuração e a personalização de políticas.

Erros comuns a serem evitados no backup de dados do Google Workspace

Os três principais erros que a maioria das empresas comete ao armazenar, usar e transferir dados do Google Workspace e fazer backup incluem:

1. Contando demais com as ferramentas de backup integradas do Google que fornecem proteção insuficiente no cenário de ameaças de hoje

2. Não ter recursos automatizados, como proteção automática de backup, para detectar novos usuários do Google Workspace e proteger automaticamente os dados recém-adicionados.

3. Falta verificação baseada em blockchain que verifique a autenticidade dos arquivos e backups do Drive para garantir a integridade de seus dados.

Saiba mais sobre o Acronis Cyber Protect Google Workspace Cloud Backup com opções de backup prontas para uso que abordam os três principais erros comuns que a maioria das empresas comete ao fazer backup de repositórios do Google Workspace.

Conclusão

Em cenários de negócios, a importância de fazer backup dos dados do Google Workspace não pode ser enfatizada o suficiente. Em um mundo digital onde a proteção de jóias coroadas pela empresa pode fazer ou quebrar o sucesso do seu negócio, desenvolver uma estratégia de backup bem estruturada e robusta é fundamental para evitar a perda de dados – fortalecendo uma forte confiança com seu cliente, cumprindo os padrões do setor e fortalecendo suas operações comerciais. Não é apenas importante proteger os dados do Google Workspace, mas também reforçar o trabalho de pá para o futuro digital rico em dados da sua empresa.

Traduzido por Philip Obrien
CEO da Backup Já, empresa parceira Platinum da Acronis.
Fone 11 4280-0886
E-mail contato@backupja.com.br

Fonte https://www.acronis.com/en-us/blog/posts/how-to-backup-google-workspace/

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